Dès le début d’un projet de publication, les participants du projet de recherche, en concertation avec les responsables des équipes impliquées, identifient les auteurs potentiels.
Lors d’une première réunion, sont établis les rôles de chacun, les principes à respecter, les activités et les échéances : cela dissipe les malentendus et aidera à résoudre les désaccords. C’est très utile pour des recherches pluridisciplinaires faisant appel à des auteurs aux pratiques de publication différentes.
Une ou deux personnes peuvent prendre en charge le suivi de la publication pour garantir la cohérence du projet, l’organisation des réunions et des échanges, l’information de tous, le respect des échéances.

 Deux types de documents peuvent être rédigés collectivement :

• un guide de principes ou un accord écrit, s’inspirant d’accords de collaboration scientifique ;
• un tableau évolutif croisant la liste des personnes impliquées et celle des tâches (ou contributions) exercées en lien avec la publication.

La liste des auteurs est suivie tout au long des étapes de la publication :

• La première version du manuscrit indique les coauteurs potentiels afin que tout changement soit visible d’une version à l’autre, la liste des coauteurs pouvant évoluer. C’est le cas lorsque vous sollicitez d’autres personnes dont la participation se révèle déterminante. Inversement, une personne peut retirer son nom du fait d’un désaccord ou parce qu’elle ne remplit pas les 1^re et 2^e conditions d’auteur.
• Avant de soumettre le manuscrit à la revue, à l’éditeur d’ouvrage ou au comité de lecture du congrès, les coauteurs doivent le valider — cela fait partie de la 3^e condition d’auteur. Donner une date de retour de validation au-delà de laquelle la version sera considérée approuvée par les non répondants.
• Lors de la révision par les relecteurs (reviewers, referees), un changement d’auteur est encore possible (ajout, retrait, ordre modifié), à condition de l’expliquer dans la lettre de réponse à la revue. Là encore, avant envoi, la version finale à publier doit être validée par les coauteurs — c’est la 3^e condition d’auteur. Donner une date de retour de validation au-delà de laquelle la version sera considérée approuvée par les non répondants.
• Dans le cas d’erreurs sur les mentions d’auteurs ou d’affiliations, l’auteur correspondant doit demander à la revue, après avoir obtenu l’accord des coauteurs, de les rectifier (exemples : nom inclus ou omis par erreur, erreurs de transcription lors du traitement de la publication en ligne).