Créer un service de veille documentaire
8 - Diffusez l'information
En fonction de vos possibilités, vous proposerez à vos abonnés de recevoir
l’information en fichier électronique, ou, en listing imprimé.
Pour les sujets de recherche larges, vous pourrez diffuser le même envoi à plusieurs abonnés et éventuellement sous différents formats si vous en avez la possibilité technique. Vos abonnés pourront alors importer facilement les références fournies avec un logiciel de gestion bibliographique ou les lire directement avec un visualiseur de fichier pdf par exemple
Pour faciliter l'accès de vos abonnés aux documents, pensez à inclure le lien (url) dans la référence, ou à joindre un formulaire de commande de document à renvoyer au service idoine. Veillez à rester en conformité avec le droit d’auteur (copyright), à citer les sources, et à préciser que les informations fournies sont réservées à l’abonné. Vous aurez également à vous conformer aux lois en vigueur pour la gestion des données personnelles liées aux abonnés.
Le but du service de veille documentaire étant de fournir la bonne information à la bonne personne, de façon répétitive et régulière, vous devez savoir à tout moment qui est abonné, à quoi, combien d'envois ont été faits, les dates de prochains envois, etc. D’où l’intérêt d’utiliser un logiciel de gestion de données.