Les archives ouvertes offrent généralement des fonctions communes pour l’auteur-déposant.

• Tout nouvel auteur-déposant doit créer son compte ou s’inscrire par un formulaire d’enregistrement accessible sur le site de l’archive ouverte via un lien de type S’inscrire, Create Account, Register for the first time, Register New User… Ce lien est parfois accessible à partir de la rubrique de dépôt (Déposer, Add a new document, Submit your paper…). L’inscription est généralement confirmée par un message électronique au déposant auquel sont attribués un numéro de compte et un mot de passe.

• Pour être reconnu en tant qu’auteur-déposant, la connexion au compte auteur se fait via un lien (S’authentifier, Login…) ou directement à partir de la rubrique de dépôt (Déposer, Add a new document, Submit your paper…).

• Une fois connecté, l’auteur peut déposer ses documents. Il remplit un formulaire de saisie composé de rubriques, appelées encore ‘champs’ ou ‘métadonnées’, pour décrire sa publication : nom du/des auteur(s), libellé de l’organisme et du laboratoire d’affiliation du/des auteur(s), titre de la publication, titre de la revue ou nom de l’éditeur, mots-clés, disciplines, etc. Le formulaire est accompagné d’une fonction de téléchargement du texte intégral du document décrit par l’auteur-déposant. Les principaux formats de documents autorisés pour le dépôt sont pdf ou de type traitement de texte. Certaines archives ouvertes acceptent également des fichiers au format html (web), ou de type tex ou ps (Postscript).

• Via son compte, l’auteur-déposant peut aussi accéder à un espace personnel sur le site de l’archive ouverte, où sont listées les références des documents qu’il a déposés et où des services lui sont proposés (modifier les références des documents déposés, créer une nouvelle version de document, suivre les statistiques de consultation de ses documents, etc.).

En général, tout dépôt d’un document dans une archive ouverte est définitif et aucun retrait n’est effectué après la mise en ligne, sauf cas exceptionnel.

La plupart des archives ouvertes réalisent un contrôle a minima des documents déposés : vérification de la présence de métadonnées obligatoires associées au document, contrôle de la discipline dans laquelle le document a été classé, vérification du format du document.