Dans une institution, la gestion des données de la recherche concerne l’ensemble des secteurs, que ce soit les activités scientifiques et les activités d’appui — information scientifique et technique, juridique, valorisation, ressources humaines, etc.

Cela implique de mener le chantier de gestion des données de la façon inclusive et participative, c’est-à-dire d’intégrer un large panel de contributeurs et de contributions. L’émulation collective, l’appel à la créativité et à l’esprit d’initiative, la collaboration et le partage sont les clés du succès dès lors que les rôles et responsabilités sont clairement identifiés.

Sur un sujet sectoriel très spécialisé (juridique, information scientifique et technique, système d’information), on peut toutefois imaginer que le service d’appui concerné s’organise en interne pour réaliser une étude ou mener une action. Par exemple :

• le service juridique peut rédiger un guide sur les lois et règlements en vigueur dans le domaine des données ;
• le service d’information scientifique et technique peut adhérer pour le compte de l’institution à des initiatives nationales ou internationales, comme le consortium DataCite pour attribuer des DOI aux jeux de données produits par l’institution (DOI, identifiant numérique d’objet, Digital Object Identifier – Voir la fiche CoopIST : Identifier et rechercher une publication ou un jeu de données par son DOI ), ou s’abonner à des sources d’information dédiées comme la base de données Data Citation Index (base de jeux de données déposés dans des entrepôts publics dans le monde) ;
• le service informatique peut mener une étude d’outils libres de gestion de données de la recherche (logiciels d’entrepôts par exemple), et installer certaines versions pour les tester.