Dans une institution de recherche, le chantier de gestion des données de la recherche nécessite deux formes de préparation :

• définir en amont les objectifs génériques, les objectifs spécifiques, les livrables attendus, les actions à mener et le calendrier associé ;

• identifier et distinguer les démarches sur le temps long et les initiatives sur le temps court.

Le temps long peut être celui de la constitution d’une communauté disciplinaire ou sectorielle vivante sur le sujet des données de la recherche. Par exemple, créer une activité de veille sur ce sujet peut être traité sur un temps long avec des objectifs génériques et des contraintes minimes : identifier les animateurs ainsi que les personnes qui contribuent à la veille, réfléchir aux modalités de la veille — rôles et activités de chacun.e, choix des outils et du produit en sortie.

Le temps court est celui des projets de durée limitée et dont le résultat et l’échéance sont précisément définis. Par exemple, créer un inventaire des données ou un entrepôt institutionnel de données de recherche fait appel à un fonctionnement en mode projet avec un arbitrage institutionnel via des instances de décision, un portage, un livrable et des moyens sur une échéance à moyen terme.

Quels que soient l’ampleur et le temps des démarches et des initiatives, il est essentiel de les formaliser et de les jalonner par des bilans associés à une évolution des orientations si nécessaire. La formalisation et les bilans sont indispensables pour éviter toute confusion, frustration et démobilisation des personnes sollicitées au départ.

Avant de lancer le chantier, il est utile de voir ce qui se passe ailleurs :

• bénéficier du retour d’expérience des établissements homologues dans son pays, quel que soit l’avancement de leur projet. Il est souvent plus avantageux de s’appuyer sur des méthodes et des organisations du travail qui ont fait leur preuve, afin d’éviter les erreurs vécues par d’autres ;
• s’inspirer d’un fonctionnement éprouvé. La Research Data Alliance (RDA) a formalisé des principes d’organisation, de fonctionnement et de communication, qui sont une base solide pour organiser le chantier institutionnel.

Pour aborder les sujets de gestion des données de recherche, des groupes de personnes intéressées seront constitués dans l’institution, sous la forme de groupes de travail ou d’intérêt selon le sujet :

• un groupe de travail a pour objectif un livrable à produire en quelques mois à un an (temps court), par exemple des préconisations pour identifier de façon pérenne un jeu de données, pour citer un jeu de données, l’élaboration d’un modèle de plan de gestion de données (PGD), la définition de métriques sur l’usage des données, l’élaboration d’un programme de formation.
• un groupe d’intérêt est plus pérenne (temps long). Il peut mener une réflexion autour d’une discipline (sciences humaines et sociales, données génomiques, biodiversité, etc.) ou d’un secteur d’activités (information scientifique et technique, juridique, ressources humaines, archivage, etc.). Il peut aussi rédiger des guides de bonnes pratiques. Selon les conclusions auxquelles il aboutit, il peut soumettre des propositions à un groupe de travail ou lancer un nouveau groupe de travail.