Les bases de données scientifiques dans lesquelles vous recherchez de l’information ont pour la plupart un système de création de compte personnel associé généralement à un profil chercheur. Un identifiant chercheur peut en outre parfois être créé et associé à votre compte personnel et votre profil chercheur. Le système de création d’un identifiant varie d’une base de données à l’autre : il peut être créé à la demande du chercheur à partir d’un lien dans la base (c’est le cas de Web of Science ou de HAL) ou généré par un algorithme propre à la base (c’est le cas de Scopus), ou les deux (Web of Science).

Pour créer votre compte personnel, vous devez vous enregistrer (fonction Register), le plus souvent en saisissant votre adresse électronique professionnelle et un mot de passe. Votre compte personnel vous donne accès à un espace web personnel où vous pouvez mémoriser vos historiques de recherche, gérer vos alertes, éditer vos références de publications… Une fois votre compte personnel créé, vous pouvez y accéder en vous connectant (fonctions Login, Sign in…).
Certaines bases de données vous permettent en plus de créer votre profil chercheur dans votre espace personnel. Cette démarche facultative et volontaire implique que vous acceptiez les conditions d’utilisation de la base de données à laquelle vous vous connectez. Un profil a des rubriques similaires à celles d’un curriculum vitae (CV) : institutions d’affiliations successives, établissements d’enseignement fréquentés, références de vos publications scientifiques, titres des revues dont vous avez révisé des articles, URL de vos pages web personnelles, etc.
Dans certaines bases de données (bibliographiques, archives ouvertes, entrepôt de données, etc.), vous pouvez saisir ou importer dans votre profil chercheur votre identifiant chercheur propre à la base ou issu d’autres bases.

Via votre profil chercheur, vous stockez et gérez les références de vos publications. Vous extrayez ces références de la base de données à laquelle vous êtes connecté via votre compte personnel, ou vous les ajoutez manuellement, ou encore vous les importez d’autres bases de données. Le regroupement des références de vos publications dans votre profil chercheur associé à votre compte personnel facilite leur exploitation : vous pouvez les modifier, les imprimer, les exporter sur votre ordinateur personnel, les transférer dans d’autres bases de données, ou encore les rendre accessibles sur le web.