Plusieurs facteurs président à la réussite d’un projet de mutualisation.

• La solidarité

La solidarité entre les partenaires est une composante clé de la mutualisation : chaque partenaire participe à hauteur de ses moyens et de ses compétences, dans le cadre de ses missions. Le projet est fondé sur l'entraide et l'échange de savoirs et de savoir-faire, en dehors de toute relation hiérarchique.

• La volonté politique

Chaque institution doit affirmer une volonté politique forte et inscrire le projet dans ses missions. L’engagement des professionnels n’est pas suffisant.

• La recherche de gains partagés

Chaque institution doit bénéficier de la mutualisation, même si les gains ne se traduisent pas de la même façon pour chacun.

Les gains peuvent être directs − nouveaux services ou produits, optimisation des moyens −, ou indirects − développement de compétences, échange d’expériences, réorganisation du temps de travail, décisions plus efficaces car mieux préparées et construites collectivement.

• Une démarche orientée vers les usagers

Toutes les actions doivent concourir à améliorer le service aux usagers. Cette orientation est fondamentale pour obtenir l’adhésion des institutions et des utilisateurs.

• Le pragmatisme

Il n’y a pas de modèle de mutualisation. Le contexte conditionne les actions à court et à moyen terme. Chaque partenaire sera à l’écoute des besoins des autres ; le groupe avancera par étape en fonction de ses objectifs et de ses moyens.

• Un sentiment d’appartenance

Un sentiment d’appartenance doit être créé sur la base de valeurs communes et des objectifs partagés. Vous l’entretiendrez en organisant des rencontres, en stimulant les échanges, bref en animant l’équipe du projet.

Veillez aussi à ce que l'implication des professionnels soit valorisée par leur hiérarchie.

• La visibilité

Il ne suffit pas de conduire le projet de mutualisation. Il faut le faire connaître – ses objectifs, ses membres, ses résultats. La création d’un espace sur le web donne une visibilité immédiate.