La décision d’ouvrir tout ou partie des données issues de travaux de recherche est stratégique. Elle doit être pensée dès le début du projet et inscrite au fur et à mesure, dans un plan de gestion de données (PGD) (Voir la fiche CoopIST : Se familiariser avec les plans de gestion de données de la recherche). Elle implique l’ensemble des membres et partenaires du projet et s’appuie sur des critères scientifiques, juridiques, humains, économiques et techniques, comme :

• l’obligation légale éventuelle d’ouverture des données ;
• l’interdiction légale éventuelle d’ouverture des données, sauf application de traitements spécifiques ( Pour la France, voir sur CoopIST : Avez-vous le droit ou l'obligation de diffuser vos données ?) ;
• les droits de diffusion et de réutilisation associés aux données primaires, notamment dans le cas de la réutilisation de données existantes ou de partenariats avec la recherche privée (à définir dans le contrat de projet en début de recherche);
• les politiques d’ouvertures des données des partenaires du projet ;
• la demande des bailleurs de fonds du projet ;
• les priorités de réutilisation accordées à certains utilisateurs (mise en place de périodes d’embargo) ;
• la valeur et le potentiel stratégique ou commercial des données ;
• le risque concurrentiel ou la sensibilité des données.

Ces éléments peuvent être pris en compte dans la définition des modalités de partage des données issues de vos travaux de recherche. Des licences spécifiques associées aux données à diffuser permettent de fixer les conditions de leur réutilisation (voir section 6.). Le temps et l’effort nécessaires à l’anonymisation et à la mise en forme des données et des métadonnées dans des formats standard adaptés à l’interopérabilité doivent être pris en compte dans le montage et la gestion du projet. Le coût engendré peut être intégré aux besoins de financements du projet.

En France, la Loi pour une République numérique (LRN, 2016) rend obligatoire la publication des données issues d’une activité de recherche financée au moins pour moitié par l’Etat. Ces données devront être librement réutilisables, à l’exception des restrictions liées à d’autres règlementations (données personnelles, etc.). Pour les projets sur financement de l’Union européenne, le programme Horizon Europe (2021 - 2027) rend obligatoire l’accès libre aux données de la recherche selon le principe « aussi ouvert que possible, aussi fermé que nécessaire » (“as open as possible and as closed as necessary”). Une loi locale peut également s’appliquer dans le pays ou la zone géographique où vous conduisez vos travaux de recherche : renseignez-vous auprès de vos partenaires sur place ou des juristes de votre établissement.