La dernière étape consiste à décrire 1) les modalités d’échanges de données pendant le projet, notamment entre partenaires et 2) les modalités d’accès, de diffusion et de partage des données, pendant le projet puis après le projet. Ces modalités peuvent varier selon les types de données, le volume, l’origine des données, les pratiques des disciplines concernées, etc.
Le point 1 doit être traité dans la V1 du PGD car il s’agit de procédures qui doivent être anticipées en début de projet. Ces procédures représentent les bonnes pratiques qui sont attendues dans le PGD.

Dans le PGD, vous devrez :

• préciser si des échanges de données sont prévus entre partenaires pendant le projet. Si oui, avec quels partenaires (internes, externes) ? comment ? (Ex : plateforme collaborative institutionnelle, plateforme open source), selon quelles modalités d’accès ? (Ex : accès pour tous les partenaires ou restreint à certains) et quelle procédure, notamment en terme de transfert sécurisé de données s’il y a des données personnelles ou sensibles ?
• préciser si des échanges sont également prévus avec des personnes extérieures au projet.

Le point 2 est plus difficile à traiter en début de projet. Il est vraisemblable que vous n’ayez pas encore toutes les réponses concernant la diffusion des données produites par le projet. Rappelez-vous qu’il y aura plusieurs versions du PGD et que vous n’êtes pas obligé de répondre à toutes les questions dans la V1. Précisez néanmoins que ces questions ont été prises en compte par les partenaires du projet et que la stratégie de gestion et de partage des données sera affinée au cours du projet. Sachez qu'à minima, vous êtes censés partager les données qui étayent les articles de recherche publiés par le projet.

Pour aborder ce point 2, posez-vous les questions suivantes :

• Etes-vous soumis à une obligation de partage des données par votre institution, votre partenariat, le financeur du projet, l’éditeur chez qui vous souhaitez publier, etc. ?
• Etes-vous soumis à une restriction de partage des données par l’un de vos partenaires, le financeur du projet, la source utilisée pour récupérer des données préexistantes, etc. ?
• Certains jeux de données contiennent-ils des données personnelles, confidentielles, sensibles ou contractuelles qui empêchent de les partager ? avez-vous signé un accord de confidentialité ? avez-vous obtenu le consentement libre et éclairé des personnes dont vous utilisez les données ? les données sont-elles anonymisées ?
• Certains jeux de données sont-ils uniques ? (Ex : expérimentations impossibles à répéter, groupes difficilement accessibles, phénomènes rares), méritent-ils d’être valorisés en les rendant accessibles et réutilisables dans un entrepôt de données ?
• Certains jeux de données présentent-ils un fort potentiel de réutilisation et un intérêt pour d’autres scientifiques ? pour la société civile ? pour des décideurs ? pour le secteur privé ? Quelles réutilisations possibles ? Quelles perspectives d’application ?

Dans le PGD, vous devrez :

• dire si vous avez l’intention de partager tous les jeux de données produits par le projet ou seulement certains jeux de données
• spécifier les jeux de données qui seront partagés (a minima, ceux qui étayent les articles publiés par le projet)
• expliquer les raisons qui justifient de ne pas partager les autres jeux de données (Ex : présence de données confidentielles, sensibles, stratégiques ou contractuelles).

• préciser quand, où et comment seront partagés les jeux de données. Ces informations peuvent être différentes selon les jeux de données :
   - quand ?  (Ex : en année 3 du projet pour les données génomiques, à la fin du projet pour les données biochimiques, juste après publication de l’article pour les données sur le Cameroun, après un embargo de      2 ans pour les données de phénotypage du riz pour pouvoir publier 2 articles, etc.)
  - où ? La procédure recommandée  est le dépôt dans un entrepôt de données institutionnel, thématique ou disciplinaire (Ex : Dataverse, GenBank, PANGAEA, etc.).
   Répertoire d'entrepôts de données.
  - selon quelles modalités d’accès ? (Ex : accès libre, accès après enregistrement, accès restreint, accès uniquement sur demande, accès différé après embargo de 2 ans)
  - avec quelle licence de diffusion ? (Ex : licence Creative Commons de type CC-BY, licence avec exclusion d’utilisation commerciale (CC-BY-NC), Open database License).

   Pour plus d'informations : (Voir la fiche : CoopIST : Rendre publics ses jeux de données>– Les principales licences de diffusion).