Le choix des sources d’information dépend des indicateurs retenus pour mener l’évaluation.

Les indicateurs de production scientifique peuvent être calculés à partir de la base des publications de l’institution, ou peuvent être extraits d’une base de données bibliographique internationale indexant les revues, les actes de congrès et les ouvrages dans lesquels les auteurs de l’institution publient. Dans ce dernier cas, l’extraction se fait à partir des noms d’auteurs ou de l’organisme d’affiliation des auteurs renseigné dans un champ d’adresse.

Les indicateurs de visibilité peuvent être calculés à partir des bases bibliographiques internationales payantes comme Web of Science Core Collection et Scopus. Ces deux bases proposent des outils bibliométriques additionnels (Scival pour Scopus, InCites pour Web of science Core Collection) pour analyser les références bibliographiques selon différents critères : auteur, organisme d’affiliation, pays d’affiliation, type de documents, langue, année de publication, revue, thématique.

Si l’institution n’est pas abonnée à ces bases de données, elle peut utiliser des sources d’information internationales accessibles gratuitement :

• bases de données publiques sur le site CoopIST (voir une sélection de ressources documentaires gratuites généralistes ou thématiques) ;
• bases de données dont l’accès gratuit est réservé aux institutions de recherche des pays en développement (exemple de Scopus accessible sur les sites Agora de la FAO en agriculture et alimentation, Hinari de l’OMS en médecine, et Oare du PNUE en sciences environnementales) ;
• moteurs de recherche spécialisés publics sur internet (Google Scholar, Microsoft Academic) dont l’exploitation est optimisée par le logiciel gratuit Publish or Perish de Harzing.com.