Le logiciel pour la bibliothèque numérique
Le choix du logiciel pour la mise œuvre de la bibliothèque numérique, son fonctionnement et son offre de services aux utilisateurs et aux gestionnaires est essentiel. Parmi les critères de choix, outre les fonctionnalités du logiciel, figure sa licence de diffusion, libre ou commerciale. Cette décision s’insère dans la stratégie globale de l’établissement en matière de libre accès.
Pour choisir une solution technique adaptée aux besoins, il est conseillé de réaliser :

• Une étude comparative des bibliothèques numériques existantes (benchmarking). Il s’agit de comparer les logiciels sur les plans fonctionnel et technique et d’appréhender les contraintes de chacun. Recueillir le retour d’expériences d’établissements homologues permet de discuter et se nourrir de leur choix…
  Une attention particulière est portée sur les contraintes d’hébergement de la solution technique (localement ou à distance), les métadonnées, les formats, les types d’objets numériques, les standards (interopérabilité des dispositifs), les outils de visualisation des ressources numériques, les fonctionnalités de partage et de collaboration (réseaux sociaux, d’annotation, commentaires, description participatives…), les services aux utilisateurs. Le dynamisme et la taille de la communauté d’utilisateurs soutenant le produit sont des indicateurs clés. Les éléments liés à la sécurité et à la sauvegarde des données doivent également être pris en compte. Enfin, il convient d’être attentif aux compétences nécessaires pour installer, faire fonctionner et maintenir le produit.
• Un cahier des charges détaillant l’ensemble des besoins fonctionnels et techniques pour les interfaces utilisateurs et administrateurs : présenter l’ensemble du projet et de ses objectifs, décrire les prestations attendues, les besoins, les fonctionnalités et les spécifications techniques. Pour une bibliothèque numérique, il convient d’être particulièrement attentif aux éléments suivants :   format et gestion des métadonnées, outils de visualisation et de collaboration ; formats des documents et des objets ; export, impression, téléchargement ; gestion des droits et des licences ; fonctionnalités pour l’éditorialisation ; hébergement ; sauvegarde ; adaptation aux mobiles ; interopérabilité, ergonomie…

La numérisation
Dans le cas d’une bibliothèque numérique patrimoniale, la numérisation vise à conserver, diffuser et valoriser des ressources. Ces objectifs conditionnent les choix de numérisation et de licences d’utilisation des ressources.

• Numérisation en interne ou en sous-traitance
  Selon la nature des documents originaux (rareté, fragilité, documents précieux, formats particuliers…) et leur nombre, la prestation peut être exécutée en interne ou sous-traitée. En interne, il faut disposer d’un matériel adapté à maintenir et renouveler au fur et à mesure des innovations techniques, de personnel formé et disponible.
  En sous-traitance, la prestation peut être réalisée dans vos locaux ou chez le prestataire. Elle est contractualisée selon un cahier des charges précis. Ce document définit le budget, les délais, le matériel utilisé, les conditions de manipulation des documents et objets, les traitements numériques, le calibrage du matériel, le protocole et l’échantillonnage de contrôle, les tests préalables, l’organisation de la chaîne de travail, le nommage des fichiers, la réalisation des liens entre les images numérisées et les notices textuelles de la base de données, le contrôle qualité, le mode de transport et les conditions de sécurité des documents et objets.
• Formats des fichiers : le but de la numérisation patrimoniale est d’obtenir un résultat visuel identique à l’original. Le format image à privilégier est le TIFF ou équivalent (PNG, par exemple). Pour l’archivage pérenne, le TIFF peut être converti en JPEG2000 pour avoir des fichiers moins lourds qui prennent moins de place de stockage. Pour la diffusion /consultation, c’est le PDF. La résolution moyenne est de 400 dpi (300 dpi pour la presse quotidienne, 600 dpi pour des rendus plus fins). Les images en niveaux de gris remplacent le mode noir et blanc permettant une plus grande fidélité de reproduction.
• Techniques de numérisation : le scanner à balayage est rapide, idéal pour la production de masse. La qualité est très bonne pour les textes et les images. La numérisation photographique est de meilleure qualité. Elle est surtout utilisée pour les œuvres d’art.
• Océrisation des documents : reconnaissance optique de caractères (OCR) avec génération de fichier Alto (Analysed Layout and Text Object ) par page. Alto est un des formats les plus couramment utilisés pour la conversion des textes contenus dans des images de documents patrimoniaux, Cette opération est nécessaire pour permettre la recherche en plein texte, avoir une structuration de page logique et la création de tables de navigation.

Les droits d'auteurs
Préalablement à toute opération de numérisation, il est impératif de s’assurer que les œuvres à numériser ne sont plus sous droits d’exploitation (voir fiche CoopIST : Savoir lire un contrat d’édition). La législation sur le droit d’auteur varie selon les pays, prenez connaissance des éléments propres à votre pays. Pour les œuvres encore sous droits, l’accord des auteurs ou des ayants droit, formalisé par un contrat de cession de droits est nécessaire.