Interview de Marie-Claude Deboin, Cirad-Déléguée à l'information scientifique et technique au Cirad depuis 2007. Interview réalisée le 20 août 2010 par Hélène Arnal

Objectif : faire comprendre les enjeux de la politique d’acquisition documentaire au Cirad et décrire l’organisation mise en place pour la prise de décision.

Quels sont les enjeux d'une politique documentaire pour le Cirad ?

L'enjeu de l'achat et de la mise en accès de ressources externes est de fournir une information de qualité aux scientifiques du Cirad pour leurs recherches. Cet objectif sous-tend une politique d'achats d'information raisonnée et adaptée aux besoins des scientifiques du Cirad selon des moyens financiers définis (environ 530 000 € en 2010). Ces acquisitions impliquent ensuite de mettre en place et maintenir des dispositifs d'accès aux ressources d'information externe quelles que soient la situation et la localisation géographique des agents du Cirad.

Que recouvrent les acquisitions documentaires collectives au Cirad et à qui s'adressent-elles ?

Les acquisitions documentaires du Cirad à visée collective recouvrent l’ensemble des ressources documentaires externes, le plus souvent payantes. Elles répondent à l’essentiel des besoins partagés par l’ensemble de la communauté scientifique du Cirad. La commande et la mise en ligne de ces ressources sont gérées par la Délégation à l’information scientifique et technique.

Il est à noter qu’à côté de l’acquisition d’informations à visée collective, la Dist assure la gestion des achats de documents (abonnements à des revues, ouvrages, articles) pour les unités de recherche. Le montant de ces acquisitions dites affectées représente selon les années entre 24% et 31% du montant total des achats d’information scientifique du Cirad gérés par la Dist.

Quels sont les instances et les acteurs de cette politique documentaire ?

Deux instances internes au Cirad encadrent et accompagnent la politique d’acquisitions documentaires au Cirad proposée et mise en œuvre par la Dist :

1. Le comité d’utilisateurs est une instance consultative qui formule un avis sur des suggestions d’achats documentaires (revues électroniques, bases de données, ouvrages) émanant de la Dist ou des agents du Cirad. Il est composé d’une douzaine de personnes du Cirad représentant les départements scientifiques et la Dist. Le choix des membres est représentatif des sujets de recherche du Cirad ainsi que de la diversité d’affectations géographiques des agents (France métropolitaine, Outre-mer, ou en poste à l’étranger).
2. Le comité de pilotage en information scientifique et technique aide la Dist à accompagner la stratégie scientifique du Cirad. Il valide les choix du Cirad en matière d'achat d'information scientifique après avis consultatif du comité d'utilisateurs. Il est présidé par le directeur de la recherche et de la stratégie auquel est rattachée la Dist et associe les directeurs des départements du Cirad.

 Le Cirad travaille avec l’association Couperin qui développe un réseau national de compétences et d’échanges pour les politiques d’acquisitions et les statistiques d’usage.

Comment sont prises les décisions et par qui ? Quelles sont les principales difficultés ?

Les conditions à remplir et donc les difficultés à résoudre pour mener une politique d’achats documentaires sont de sensibiliser la communauté scientifique du Cirad et les responsables des enjeux de l’accès à l’information scientifique, et de fournir des clés de compréhension du secteur pour une prise de décision raisonnée.

Le comité d'utilisateur dispose d’un espace sur le site Intranet qui regroupe les documents utiles à la discussion. Une liste de diffusion lui permet également de poser des questions ou d’émettre un avis. Tout membre du Cirad peut la consulter et y participer mais la discussion est modérée pour les non-abonnés (seuls les membres du comité sont abonnés).

Pour sensibiliser le comité de pilotage aux enjeux et à l’impact des choix en matière de ressources documentaires, des enquêtes et des études sont menées régulièrement et des dossiers sont réalisés par la Dist sur des sujets qui fondent une politique d’achat raisonnée (l'utilisation des ressources par les agents Cirad ou l’évolution des coûts d’achat d’information). De plus pour chaque comité de pilotage, le document préparatoire consacre un dossier à la politique d'acquisition.

Quels documents de cadrage sont rédigés ?

La lettre d’objectifs permet à la délégation de positionner son projet annuel au sein du cadre stratégique du Cirad. L’acquisition et la mise à disposition de ressources documentaires en font naturellement partie. Les principaux documents cadrant plus précisément la politique d'acquisition sont le document préparatoire au comité de pilotage en IST et le compte-rendu des réunions du comité de pilotage qui rendent compte des informations fournies, des arguments échangés et des décisions prises en comité de pilotage. Chacun de ces documents est élaboré à l’occasion de la tenue de chacune des réunions biannuelle du comité de pilotage. Ces documents sont accessibles librement sur le site Intranet de la Dist.

Quel a été l’impact des ressources électroniques sur la politique d’acquisition documentaire ?

Les principaux impacts des ressources électroniques sont :

• la baisse de fréquentation des bibliothèques de site du Cirad et donc une diminution de la part des achats documentaires sous forme papier ;
• un accroissement de la part des ressources électroniques dans le choix des acquisitions documentaires ;
• une diversification et un accroissement des besoins liés à la multiplication de l’offre des fournisseurs d’information et corrélativement, une difficulté à satisfaire les besoins compte tenu des coûts ;
• un besoin de mise en cohérence de l’offre documentaire du Cirad et donc de sa politique d’acquisition, avec les établissements de recherche homologues qui partagent la tutelle d’équipes de recherche du Cirad.

Cela complexifie le processus du choix des acquisitions.

Comment sont reparties les masses budgétaires entre le papier et l’électronique ? Et entre les revues et les ouvrages ?

En 2009, le montant des achats documentaires, à visée collective ou affectés dans les équipes de recherche s’élevait à environ 660 000 €. Ce montant est à rapporter aux effectifs du Cirad qui se composent de 1800 agents dont 800 chercheurs.

Les ouvrages constituent l’essentiel les ressources documentaire papier acquises par le Cirad. En 2009, ces ouvrages acquis à titre collectif par la Dist ou à titre individuel par les équipes de recherche, représentaient un coût de 80 000 €, soit 12% des acquisitions documentaires du Cirad. Il faut noter que la plupart des ouvrages achetés à titre individuel sont récupérés par les bibliothèques quelques années plus tard.

Les revues acquises par le Cirad sont actuellement presque exclusivement sous forme électronique En 2009, les revues à visée collective et individuelle, représentaient un coût d'environ 400 000 €, soit 62% des acquisitions documentaires du Cirad.

A ces deux types d’acquisitions, il faut ajouter :

• l’achat de bases de données externes (150 000 € en 2009) ;
• l’achat de références bibliographiques à l’unité (5 000 € en 2009) notamment pour le service de diffusion sélective de l’information (DSI) ;
• l’achat d’articles à l’unité (18 500 € en 2009) pour les revues auxquelles le Cirad n’est pas abonné.

Comment sont mesurés les résultats de la politique d’acquisition ?

La Dist mène des enquêtes auprès de l’ensemble de la communauté du Cirad, et exploitent des statistiques d’utilisation des ressources documentaires pour mesurer les besoins, les pratiques, et le niveau de satisfaction des usagers au Cirad.

Quelles nouvelles orientations pourront être prises dans les années à venir ?

Une étude comparative en cours menée par la Dist sur les bases de données bibliographiques et d’analyse de citations Scopus (Elsevier) et Web of Science (Thomson Reuters – ex ISI), conduira à proposer l’inscription en 2011 de l’achat à titre collectif de la base Scopus dont la couverture est plus large et dont peuvent bénéficier gratuitement les institutions de recherche du Sud à travers les programmes internationaux et leur plate-forme Agora (FAO), Hinari (OMS), et OARE (PNUE).

Parallèlement, la Dist poursuit ses échanges avec le consortium Couperin afin d’identifier l’évolution de l’offre d’ouvrages numériques ou e-books pour étudier les conditions de son intégration dans l’offre documentaire du Cirad. La possibilité d’acquisition d’une plate-forme de gestion des e-books qui nécessite le développement de fonctionnalités évoluées, a d’ailleurs été intégrée au cahier des charges du futur système d’information documentaire du Cirad.