La collecte de la production scientifique au Cirad

Date de mise à jour : 20 janvier 2017

Interview de Marie-Françoise Fily, responsable de l’équipe Référentiels en IST au Cirad

Objectif : faire connaître l’importance du dépôt institutionnel de la production écrite interne et les difficultés rencontrées pour assurer cette mission.

Interview réalisée le 23 août 2010 par Hélène Arnal

Que recouvre, au Cirad, la notion de dépôt institutionnel des documents ?

En tant qu’établissement public de recherche, le Cirad a l'obligation d’archiver et de valoriser les documents scientifiques ou techniques produits par ses chercheurs et ses équipes de recherche, ainsi que par les thésards et les stagiaires qu’il accueille.

Tout publiant doit donc déposer au moins un exemplaire de ses publications (littérature grise incluse) à la Délégation à l’information  scientifique et technique (Dist). Cette obligation est appelée dépôt institutionnel, par analogie au dépôt légal de la Bibliothèque de France.

Quand et comment cela a-t-il été instauré ?

Le dépôt institutionnel a été instauré par deux notes officielles de la Direction Générale du Cirad datant de 2003 et 2009. Ces notes obligent les chercheurs à déposer leurs documents à la Dist (ou à la bibliothèque). Auparavant, les chercheurs étaient juste « incités » à le faire ; ils n’y étaient pas « contraints ».

Pourquoi ce dépôt institutionnel est-il important ? Quels sont les enjeux ?

Le dépôt institutionnel permet la conservation des documents et la consultation des publications du Cirad par les lecteurs dans les bibliothèques du Cirad. De plus, les publications sont ainsi référencées dans la base de données institutionnelle, Agritrop, accessible sur Internet, ce qui leur donne une large visibilité. Le référencement permet aussi d’élaborer des indicateurs de publication, utilisés pour les évaluations, que ce soit du Cirad, des chercheurs ou des équipes de recherche. Enfin, il alimente la mise à jour des CV institutionnels des chercheurs.

Quels types de documents sont concernés par ce dépôt ?

Le dépôt concerne tous les types de documents scientifiques ou techniques, à condition qu’au moins un chercheur, un thésard ou un stagiaire du Cirad en soit l’auteur. Les responsables des unités de recherche sont garants de la valeur scientifique des documents transmis. Seules les versions définitives sont acceptées et référencées.

Quand c’est nécessaire, la Dist gère la confidentialité de certains documents. En effet, certains rapports d’expertise sont confidentiels. En accord avec l’auteur, un délai d’embargo de diffusion peut être mise en place par la Dist.

Au Cirad, les interviews, les préfaces, les notes de lecture, les textes non signés et les diaporamas ayant servi de support à des présentations orales ne sont pas considérés comme des publications scientifiques et n'ont donc pas vocation à être référencés dans Agritrop.

Quels sont les volumes annuels ?

Le volume moyen annuel de documents référencés est de 3200 documents.

En 2009, 3 640 documents ont été collectés et référencés dans Agritrop. Ils sont répartis en :

  • 1 117 articles de périodiques (avec ou sans facteur d'impact, avec ou sans comité de lecture) ;
  • 328 ouvrages ou chapitres d'ouvrages ;
  • 1 024 communications ou actes de congrès ;
  • 398 documents techniques et de recherche ;
  • 265 rapports de mission ou d’expertise ;
  • 86 thèses ou habilitations à diriger des recherches (HDR) ;
  • 142 mémoires de stage.

Comment s'effectue le dépôt ?

Le chercheur envoie le document à la documentaliste correspondante de son unité de recherche par courriel ou par courrier. La documentaliste complète éventuellement les mentions nécessaires au référencement. Puis, elle le transmet à l'équipe Référentiels en IST qui l'imprime pour mise à disposition en bibliothèque (dans le cas des envois électroniques) et le référence dans Agritrop.

Quelles sont les principales difficultés rencontrées ?

La principale difficulté est d'obtenir le dépôt des documents dès leur parution. L'auteur a tendance à ne déposer ses publications que lorsqu’il a besoin de mettre ses listes à jour, lorsqu’il doit être évalué… La régularité permettrait d’éviter les périodes de surcharge et de toujours disposer d’une base de données à jour.

Une autre difficulté est liée à la diffusion du texte intégral sur Internet. En effet, la diffusion du texte intégral par la Dist est soumise à l’accord préalable des auteurs et/ou de leurs éditeurs. La Dist demande donc aux chercheurs de signer un contrat de cession de droits et de le transmettre en même temps que le document.

Comment pensez-vous améliorer le dépôt des publications dans les années à venir ?

 Le futur système de gestion d'information documentaire sera doté d’une plate-forme de dépôt des publications électroniques. Chaque chercheur pourra s’y connecter, déposer le fichier numérique et compléter les informations qui ne figurent pas sur le document (mentions de congrès par exemple…). Il pourra aussi signer le contrat de cession de droits d’un simple clic, après s’être assuré de l’accord de ses co-auteurs. Ce dispositif évitera de solliciter la documentaliste correspondante de l'unité de recherche, ce qui raccourcira les délais de traitement.

Liens utiles

Leçon Imark : Valoriser l'information interne du module Elaboration d'une stratégie de l'information

http://www.fao.org/elearning/#/elc/fr/course/D2

Date de mise à jour : 20 janvier 2017

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